Un escritorio ordenado, una empresa ordenada

“Un escritorio desordenado es signo de una mente desordenada” decía uno de los principales pensadores de todos los tiempos. Si aplicamos la misma premisa al mundo empresarial, ¿Qué podemos percibir de una empresa desordenada? Esta es la pregunta que cómo empresa deberíamos a toda costa evitar si el objetivo es transmitir tranquilidad tanto a inversores, clientes, bancos, accionistas y en general a todo aquel que se relaciona con la misma, o que simplemente, mira desde afuera.  Para ello debemos implementar orden, disciplina y, sobre todo, cumplimiento normativo. De esta manera estaríamos evitando, en gran medida, la comisión de faltas administrativas, actos ilícitos, delitos, conductas que muchas veces son la simple consecuencia de una empresa desordenada.

Todos sabemos, porque ya no es una novedad, que vivimos en un entorno económico, en el cual la tentación de recurrir a soluciones rápidas para resolver los problemas, vulnerando la legalidad, es una realidad. Es por esta razón que existe una tendencia mundial -por ende, también local-, de adoptar cada vez más normativas internas que regulen y prevengan la comisión de actos ilícitos y de delitos. Esta tendencia, real y creciente, ha pasado a ser una necesidad para las empresas. Hasta podríamos decir que se ha convertido en una auténtica cuestión de supervivencia que las ha llevado -incluso a las pymes- a implementar programas de cumplimiento, conocidos como “Programas de Compliance”. 

Seguramente se estará realizado la pregunta ¿Qué es Compliance? Y, ¿Qué son los Programas de Compliance?  Como respuesta rápida y fácil, compliance es cumplimiento. Y los Programas de Compliance o Cumplimiento no son otra cosa que un conjunto de procedimientos y buenas prácticas adoptados por las empresas para poder identificar, analizar y clasificar los riesgos operativos y legales a los que se expone como tal; para así establecer mecanismos internos de prevención y control. El diseño y la implementación de un programa de cumplimiento normativo no es un trámite más. Es, al contrario, un proceso largo y complejo, que conlleva mucha voluntad, compromiso y dedicación desde los niveles más altos de una empresa hasta los más bajos. Se trata de realizar los negocios de manera ética y, por supuesto, de manera legal.

Hablar detalladamente de las etapas que trae consigo tanto el diseño, la implementación y verificación de la eficacia del Programa de Compliance nos llevaría páginas y páginas. Por ello, en este artículo me referiré brevemente a las cuatro fases, claves y necesarias de un Programa de Compliance. La pregunta que surge entonces es ¿Por dónde empezamos?

Lo primero que debemos hacer es realizar un profundo análisis de la empresa, conocer bien la organización. Para ello debemos tener en cuenta su estructura societaria, áreas funcionales y unidades de negocio.  Debemos de igual manera estudiar su actividad, trayectoria y los riesgos a los que inherentemente se encuentra expuesta debido a las actividades que realiza. Los programas de Compliance no son idénticos. Por el contrario, deben ser personalizados. Es completamente necesario conocer detalladamente a la empresa para así confeccionarle “un traje a medida”.

Es fácil perderse algo que no estamos mirando. Es aquí donde debemos detectar donde están los riesgos para luego poder actuar. No es una cultura de lo urgente, de apagar fuegos sino de estar siempre un paso delante del riesgo. ¿Cómo? Identificando previamente las conductas que la empresa lleva a cabo diariamente o pueda en un futuro llevar y puedan suponer un incumplimiento normativo. Luego, debemos establecer las probabilidades de su comisión e imponer las medidas necesarias para así evitar su materialización. Es importante saber que ello no será posible sin antes haber realizado un previo y profundo análisis de las actividades que realiza la empresa.

Una vez detectados y clasificados los riesgos, tanto operativos como legales, debemos elaborar los mecanismos internos de prevención. Ellos se materializan en instrumentos como: códigos de conducta, mapas de riesgos, manuales de trabajo, normativa de uso de redes sociales, protocolos de actuación, códigos éticos, canales de denuncia; estos últimos tanto internos como externos, entre otros.  

Y, por último, pero no menos importante, para realmente garantizar la efectividad de las medidas establecidas debemos formar a todos los empleados de la empresa.  Esto lo hacemos educando al personal sobre la forma correcta, basándonos en el Programa de Compliance de la empresa, de actuar para prevenir la comisión de delitos a través de, por ejemplo, capacitaciones y talleres. Debemos tener en cuenta que, muchas veces la divulgación de los mecanismos internos de prevención y formación del personal es insuficiente, es necesario ir más allá e incluir también a quienes día a día trabajan con la empresa como, por ejemplo, a los proveedores.

La palabra “compliance” es en los últimos años una de las más repetidas en el mundo jurídico empresarial y esto no es una casualidad. Empresas de todo el mundo, independientemente de su tamaño, no conciben la idea de hacer negocios sin antes consultarlo con el Compliance Officer, quien es el encargado de verificar el cumplimiento del programa de la empresa. Así también y de manera más frecuente, son los propios clientes quienes no permiten que los negocios se realicen de cualquier modo. A la hora de negociar exigen seguridad y aquella seguridad se manifiesta a través de la implementación de un plan de prevención de delitos o Programa de Cumplimiento Normativo.

Claramente no estamos ante una moda pasajera. Estamos ante el presente y futuro de hacer negocios, de manera transparente. Un futuro que ya está aquí. Y como dice el dicho “Roma no se hizo en un día”, pero podríamos empezar por ordenar el escritorio y de a poco ordenar la empresa. 

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