Implementación de un programa de Compliance, parte 2: Política de Cumplimiento

En la publicación anterior se comentaba sobre los primeros pasos para implementar un Programa de Compliance. Se hacía referencia a que uno de los documentos cruciales que debe tener una determinada empresa u organización a la hora de poner en marcha un Programa de Compliance es el Manual de Cumplimiento que resume las reglas (regulaciones, procedimientos, entorno) dentro de las cuales se desarrollan las actividades corporativas.

Además, se ha señalado que el Código de Ética/Conducta debe formar parte del Manual de Cumplimiento. En esta ocasión se menciona otra herramienta que debe ser elaborada, la cual es la Política de Cumplimiento.

La Política de Cumplimiento tiene por objetivo declarar los principios de actuación que promueve una empresa u organización. Es la forma en la que la Dirección expresa su propósito al frente de la organización y su compromiso con la implementación del Programa de Compliance.  Es el documento cuya prioridad está por encima de todos los demás y por lo tanto, no puede existir ningún documento o disposición que lo contradiga.  Es la expresión de la “TOLERANCIA CERO” a las prácticas contrarias al compliance (prácticas ilegales, de soborno, de lavado de activos, de corrupción). En este documento se pueden incluir además otras políticas que respeta y promueve una empresa, como su posición respecto al cuidado y preservación del medio ambiente, su responsabilidad social, su compromiso con los derechos de los trabajadores y la excelencia en los negocios o proyectos que realiza.

Ninguno de estos documentos reemplaza al otro, sino que cada uno cumple una función, por ello, es importante comprender la finalidad de cada uno y a través de un asesoramiento personalizado definir el contenido que más se ajuste a la realidad de cada organización.

¿Ahora bien, teniendo todas estas herramientas cómo las empresas pueden cerciorarse de que se cumplan efectivamente? ¿Qué tan eficientes pueden ser estos documentos al momento de prevenir o detectar hechos ilícitos o prácticas corruptas? 

La realidad es que, muchas veces se pueden contar con las mejores herramientas, pero éstas son percibidas como “mayor burocracia” dentro de una organización o como una tarea más que se añade a las funciones habituales del empleado. Entonces, con frecuencia son vistas como obstáculos y no como solución, y, por lo tanto, seguramente surgirán intentos por no cumplirlas, modificarlas, o no llevarlas a cabo con la debida responsabilidad.

Por ello, es que se insiste en que la participación de todos los involucrados es clave para los procesos de formación, que cada empleado se sienta identificado con las herramientas y con su realidad, y por tanto se alinee a ellas. De esta forma se podrá dimensionar correctamente y comprender la importancia de su aplicación. 

El rol del Compliance Officer es crucial ya que deberá dar seguimiento a la implementación y al cumplimiento. Además, el involucramiento de los directivos es fundamental para respaldar la gestión. Por lo tanto, no es un proceso que comienza y termina, sino que requiere de sensibilización permanente, claridad y transparencia en las informaciones para legitimar el Programa de Cumplimiento y que poco a poco forme parte de la cultura organizacional. 

Por otro lado, no se debe dejar de lado que, para que todo lo antedicho funcione las personas que forman parte de una determinada empresa, a nivel individual, deberían desenvolverse por sí mismas en base a principios éticos y valores que rigen su comportamiento moral, su reputación y buenas prácticas. Esto parte desde la educación misma de cada persona, por lo tanto, las herramientas de compliance se vuelven aliadas en sus actividades diarias y no en barreras que necesiten ser eludidas.

Por lo anterior, el factor humano, también determinará qué tan eficiente pueda funcionar un Programa de Compliance dentro de una organización.

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