Implementación de un programa de Compliance, parte 1: Manual de Cumplimiento

Llevar a la práctica un Programa de Compliance no es una tarea fácil. Requiere de elementos básicos e indispensables como conocer la forma en la que trabaja la empresa u organización, las normativas que le son aplicables teniendo en cuanta la actividad que esta práctica, las herramientas que se necesitarán para ponerlo en marcha, entre otros. Pero, además, requiere de formaciones con ejemplos prácticos para que todos los miembros de una determinada empresa u organización se sientan identificados con la implementación del programa. Con esto se busca lograr que todos los involucrados sean capaces de trasladar las premisas rectoras de dicho programa al día a día de sus funciones y responsabilidades. Un programa que no forma parte de la cultura organización de la empresa difícilmente puede, en la práctica, tener aplicación efectiva.

Como es lógico suponer, el Programa de Compliance deberá estar indefectiblemente adaptado al tipo de empresa u organización, a sus características específicas. Cada empresa u organización deberá desarrollar sus propios procedimientos y herramientas de compliance. En este proceso de “customizacion”  del programa, el asesoramiento externo deber ser considerado como una inversión ineludible que dará sus resultados en la medida que el mismo forme parte de sus objetivos estratégicos.  

GHP Abogados cuenta con un reconocido equipo multidisciplinario para atender las necesidades específicas de sus clientes en la implementación de un Programa de Compliance.

¿Qué es y qué debe contener un Manual de Cumplimiento?

Un Manual de Cumplimiento es un documento impulsado por la Dirección General o Gerencia General, cuyo objetivo es establecer los lineamientos que garanticen el cumplimiento de todas las disposiciones legales que afecten a la empresa, así como definir los procedimientos y prácticas que permitan prevenir, controlar y gestionar riesgos derivados de incumplimientos o prácticas ilegales.

El Manual de Cumplimiento deberá describir el contexto de la organización, el análisis de los riesgos a los cuales se enfrenta la empresa, cómo detectarlos y las acciones correctivas, reflejar en él las políticas de la empresa y sus regulaciones, quiénes son sus autoridades y el tipo de liderazgo que ejercen. Además, deberá incluir el ámbito de aplicación, la planificación de formaciones en compliance, los canales de comunicación que se utilizarán y las medidas para evaluar que el sistema sea realmente efectivo.

El Manual de Cumplimiento no debe ser visto como un documento estático, sino todo lo contrario. Es un documento vivo que debe ser revisado y adaptado conforme se van dando cambios en la organización, en su entorno, en las leyes y en el marco normativo aplicable.  

Es importante aclarar que el Código de Ética o Código de Conducta forma parte del Manual de Cumplimiento. En él se deben señalar las prácticas de la empresa, su imagen y reputación, la declaración de los principios o valores éticos que la rigen, el tratamiento de datos e información, el uso de los bienes corporativos, la obligación de denunciar irregularidades, quién desempeñará las funciones de Compliance Officer (o equipo de Compliance), etc. La aprobación del mismo y su difusión son fundamentales.

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